שירותי הארכיב של בק אופיס

למה בעצם אנחנו שומרים את המסמכים שלנו?

כל פעולה הנעשית בחברה שלכם מייצרת עוד ועוד ניירת, עוד ועוד מסמכים. כך יוצא, שכאשר אתם עסוקים בייצור פעילות ורווחים בחברה שלכם במקביל אתם צוברים סביבכם ערימות הולכות וגדלות של נייר. היכולת שלכם לשחזר מסמך בודד מתוך ערימות המסמכים שלכם, שיצטברו לעשרות אלפי, מאות אלפי ואולי אף מיליוני מסמכים, תהווה בסופו של יום את ההבדל בין עסק מתגלגל לעסק מצוין, בין עסק שורד לבין עסק המתנהל בביטחון ושליטה:

  • בהגנה מתביעות
  • בשירות מצוין ללקוחות שלכם
  • אסמכתאות לתהליכים
  • התנהלות מול רשויות המס

ועוד דוגמאות רבות.

מהם הפתרונות המקובלים?

נכון. ישנו סט שלם של פתרונות מקובלים לכל הבעיות שהוצגו (בראשן, המזל הטוב שכולנו מאחלים לעצמנו): תמיד אפשר לאחסן באחד מהארכיבים המפוזרים ברחבי המדינה, תמיד אפשר לאחסן קלסרים על המדף למעלה או בבוידעם (לקוות לטוב כבר אמרנו?), תמיד אפשר לסרוק הכול לבד, ותמיד, אבל תמיד אפשר למצוא מישהו זול יותר.

בעצם, למה לשנות?

ההבדל יתברר כשחס וחלילה יעלה הצורך במסמך שניזוק במקום האחסון שלו (ככל הידוע ארכיבים לא חסינים מרעידות אדמה, שריפות, הצפות, נפילות מטאורים ושאר אסונות) או שאתם פשוט לא מסוגלים למצוא (אם סרקתם לבד-האם תמיד עבדתם לפי אותה שיטת סריקה? האם בניתם אינדקס קבוע ועקבי? האם הייתה בקרת איכות? האם הייתה בקרה של מומחה לבסיסי נתונים? ועוד בעיות שיצוצו דווקא כשתצטרכו את המסמך שלכם בדחיפות): האם זה שווה לכם לקוחות נוטשים? לקוחות לא מרוצים? כמה קל לכם לשכפל את כל הניירת? להעבירה ממקום למקום? לחדש גיבויים?

הארכיון הדיגיטאלי של בק אופיס

מקובל לחשוב כי גניזה בארכיב זולה באופן משמעותי מארכיון דיגיטאלי. האם הנחה זו עומדת במבחן המציאות? בק אופיס שמה לה למטרה להוביל את שוק הגניזה בישראל. הניסיון העצום שהחברה רכשה במהלך פעילות של למעלה מעשור שחבר למכשור מתקדם, כוח אדם מיומן ומקצועי ומקצוענות רבה בבסיסי נתונים מאפשר לנו לקבוע: לא רק שהגניזה בארכיון הדיגיטאלי של בק אופיס אינה יקרה מארכיב מסורתי: החיסכון הפוטנציאלי בעלויות שליפה, המשך אחסנה ועוד עלויות נלוות הוא עצום. לחיסכון הזה יש להוסיף כמובן את הביטחון והשליטה האבסולוטיים המוענקים לחברה העושה שימוש בתהליך גניזה זה. הארכיון של בק אופיס יכול כמובן להתאים לעבודה עם כל תוכנת ניהול מסמכים שתבחרו אך הוא אינו מחייב זאת. בארכיב שלנו משלמים רק על הגניזה ובאופן חד פעמי. הביטחון והשליטה? שלך. לתמיד.

ארכיון דיגיטלי - מה זה בעצם?

במשך זמן רב הצורך במסמכים ומידע גרם לאחסון ושמירה של ניירת והארכיון המסורתי עדיין פועל בשיטה זו. ישנם עדיין משרדים רבים בהם נתקל בשורת ארגזים מונחת במסדרון ובה מאות מסמכים שנאגרו עם השנים. הארכיון הדיגיטאלי מייצג התפתחות מרשימה של הארכיון המסורתי והמיושן וטומן בחובו יתרונות רבים, חכמים וחסכוניים הנובעים מהעובדה כי כל המידע שמור בפורמט דיגיטאלי:

·       היתרון החשוב ביותר: שליטה וביטחון ברמה אחרת. מה שלא יקרה – תמיד אפשר לעשות עוד גיבוי לחומר שלך. חסל סדר תלות במערכות כיבוי אש משוכללות שירטיבו לך את החומר. שמים גיבוי נוסף בכספת אחרת.

·       חיסכון גדול במשאבים (שטחי אחסון, זמן חיפוש, צילום מסמכים ועוד).

·       גישה מהירה וחכמה לכל מסמך.

·       ייעול תהליכים.

·       מודעות ושמירה על סביבה ירוקה.

·       עלות אחסון אפסית וחד פעמית.

סורקים את כל המסמכים, בצורה מסודרת ומקצועית. כלל המידע נאגר במערכת דיגיטאלית או בתיקיות מחשב בשרת או בזיכרון וירטואלי. תהליך זה נקרא המרה למדיה דיגיטאלית. מעבר לסריקה יש להקפיד לבנות אינדקס נכון, יעיל, פשוט וחכם כדי שיהיה אפשר גם למצוא מסמך בודד בין כל אלה שנסרקו.

ניהול חכם בעזרת ארכיון דיגיטאלי

אט אט בעלי ארגונים וגופים שונים מפנימים את רמת השפעתם של אותו מעבר לעולם דיגיטאלי, לכן נמצא את מרבית הארגונים הקיימים עוברים לשמירה של ארכיון בצורה דיגיטאלית. בעזרת ארכיון זה נוחלים כל הארגונים הצלחה גדולה בניהול המסמכים שלהם בצורה חכמה, קלה, מהירה ויעילה יותר. בק אופיס עושה הכול כדי שהמעבר לשיטת הארכיון הדיגיטאלי תהיה קלה וחלקה ככל האפשר ותתאים למערכות המחשב הקיימות בארגון.

אז איך עושים את זה?

לאחר יצירת המידע במערכת דיגיטלית המוטמעת בארגון, בעזרת שרותי סריקה, מנוהלים המסמכים שנשמרים ונאגרים בשרתי החברה או בשרתי חברה חיצונית שמטרתה לשמור ולגבות את המידע העסקי. שלב סריקת המסמכים ובניית האינדקס הוא קריטי: סריקה לא מקצועית תגרור עימה קשיים רבים בניהול הארכיון והגישה המהירה למידע בו. על כן, מומלץ לשכור את שרותיה של חברה מקצועית לסריקת מסמכים בכדי להבטיח לעצמכם ארכיון דיגיטלי נכון, חכם וכזה אשר ישיג את מטרתו ולא יחטא לה.

ארכיון דיגיטלי הוא העתיד

על מנת ליהנות מהיתרונות הרבים הגלומים בארכיון הדיגיטאלי ואף לחסוך בעלויות נוספות שייקרו את אחזקתו של הארכיון וניהול המסמכים, יש לעבור לשימוש בארכיון דיגיטאלי. בדרך זו מתקדמים הלאה ואף עוזרים לשמור על המשרד שלנו נקי מנייר, מסודר ומאורגן ואף יעיל יותר מבעבר. חשיבות התרומה לסביבה היא גבוהה, הן פנימית והן חיצונית אל מול לקוחות החברה.

צרו קשר עם חברת בק אופיס עוד היום ועברו גם אתם לשימוש בארכיון דיגיטאלי שיחסוך מכם כסף רב וכאב ראש תמידי. עזרו לעצמכם לגשת אל כל מסמך בצורה מהירה וקלה גם אם מדובר במסמך שהופק לפני עשורים רבים.

שומרים חכם שומרים סרוק
התקשר עכשיו לקבלת הצעת מחיר: 08-6900978