שירותי סריקה - שירותי סריקת מסמכים

חברת בק אופיס מעניקה מגוון שירותים ללקוחותיה בתחום סריקת המסמכים והארכיב הדיגיטאלי, כשבליבת השירותים המוענקים ללקוחות החברה ניצב שרות סריקת המסמכים. שרות זה הינו החלק המרכזי בכל ארכיון דיגיטאלי ומעניק לארגון את היכולת לגשת לכל מסמך באופן החסכוני, הבטוח והמתקדם האפשרי. תהליך הסריקה מכיל כמה שלבים:

  1. לימוד צורכי הלקוח, סוגי המסמכים השונים המשמשים אותו.
  2. הגדרת התוצר הסופי: כיצד הלקוח רוצה למצוא את המסמכים השונים שלו: בשימת לב לנוחות ופשטות התפעול והתאמה למערכות מחשוב קיימות.
  3. בניית אינדקס ובסיסי נתונים המתאימים לצורכי הלקוח ודרישותיו.
  4. הכנת החומר לסריקה.
  5. הסריקה עצמה – לסוגיה השונים.
  6. החזרת החומר למצבו המקורי
  7. הטמעת הארכיון הדיגיטאלי אצל הלקוח.

יתרונות של שירותי סריקת מסמכים

היתרון הגדול בסריקת מסמכים והמעבר למשרד ללא נייר, הוא ביכולת הניהול של המסמכים הסרוקים. בעזרת התוכנות לניהול מסמכים של הארגון, יעבור הארגון לניהול בשיטת הארכיון הדיגיטלי. כמו כן, לאחר סריקת המסמכים ניתן גם לבצע שיפורים באיכותם של המסמכים הבעייתיים בתוכנות שונות, כמו פוטושופ למשל. ניתן להבהיר את צבעם, ניתן לנקות כתמים מיותרים ולכלוך קשה, ניתן להעלים קרעים ולתקן היכן שדרוש.

כל מסמך ימוקם בתיקייה המתאימה לו ויהיה ניתן לשולפו בכל זמן שהוא בלחיצת כפתור מהירה וקלה. התהליך קל, חסכוני, משלב מודרניזציה ואפקטיבי הרבה יותר מאשר שמירה ואחסון בארגזי נייר. יחד עם זאת, יש לזכור שדרוש תכנון מוקדם לביצוע סריקת מסמכים באופן מקצועי, שכן סריקה לא מקצועית ולא מסודרת תוביל לכאוס ואי מציאת המסמכים. על כן יש לעשות זאת בתבונה- צרו קשר עם חברת בק אופיס המתמחה בשרות זה.

בנוסף ליתרונות הסדר והארגון היעילים שמעניקים שירותי סריקה לארגון או חברה, קיים גם חיסכון תפעולי משמעותי: סריקת המסמכים חוסכת במקום (שכ"ד וארנונה), ידידותי לסביבה וחסכוני במשאבים יקרים (זמן חיפוש, צילום מסמכים ועוד).

יתרון עיקרי נוסף שמעניק הארכיון הדיגיטאלי הוא שליטה וביטחון: קל מאוד לייצר גיבוי נוסף של כל המסמכים, אין יותר תלות במערכות כיבוי אש מסובכות, מחסנים מאובטחים וכו'. מוצאים מקום נוסף לאחסון של הדיסקים – וזה הכול.

לסיכום: סריקת המסמכים והפיכתם לדיגיטליים הופכת את החיים לנוחים, פשוטים ויעילים יותר לכל ארגון ואין זה משנה גודלו. בק אופיס מציעה לכם פלטפורמה חדשנית לסריקת מסמכים.

רוצים לקבל הצעת מחיר הוגנת ואטרקטיבית המותאמת למידותיכם? צרו קשר עוד היום ואנו לא נהסס לעזור לכם ככל שניתן. מספר הטלפון שלנו הוא: 08-6900978.

שומרים חכם - שומרים סרוק